Non ceci n'est pas obligatoire. La seule obligation que vous ayez, et non des moindres, est de rester en conformité avec la loi et être à même de régler les salaires, charges sociales (NPF, NSF, Levy) et restitution à la MRA de l'impôt sur le revenu (système PAYE : Pay As You Earn) que vous avez retenu au salarié ; mais aussi, de pouvoir le justifier en cas de contrôle, de montrer comment vous avez constitué ces éléments.Or c'est justement à ce moment là que vous aurez plus particulièrement besoin d'un logiciel.Payroll Mauritius historise mois par mois, tous les éléments qui ont contribués à l'élaboration de votre paie. Ainsi vous pouvez retrouver, même des années après, les taux qui ont été utilisés pour payer telle charge, ou les heures effectuées par tel salarié, ou telle prime exceptionnelle versée, avec les taux de retenue en vigueur. Mais surtout, vous pouvez instantanément élaborer votre paie du mois puisque les taux sont à jour et il ne vous suffit alors que d'introduire les éventuelles absences de vos salariés.
La réponse à cette question est... illimité. Tant que vous êtes abonné, Payroll Mauritius conserve sans limite tous les éléments de vos salariés ; sauf si vous décidez de la destruction définitive de ceux-ci. Nous vous conseillons cependant de conserver ces éléments pendant une durée de 5 ans + l'année en cours (sauf éventuelle législation de non conservation des données personnelles comme il est fait en Europe avec le GDPR (General Data Protection Regulation) mis en œuvre depuis le 25/05/2018) et le Data Protection Office à Maurice.
Payroll Mauritius est très vigilant sur la sécurité et la sauvegarde de vos données. Et pas seulement parce qu'il s'agit là du fondement même de la logique du SaaS (Software as a Service) sur internet.Ainsi, vos données sont automatiquement répliquées tous les jours sur une période de 7 jours glissants chez notre hébergeur sécurisé. De plus, il est effectué une sauvegarde mois par mois, tous les mois de celles-ci sur un autre serveur de technologie RAID 5 dont l'emplacement est gardé secret.
Votre demande est légitime. La réponse est multiple. Le premier point consiste à savoir si l'internet est fiable à l'île Maurice. Nous pensons désormais que c'est chose faite ; les multiples câbles sous-marins à haut débit (SAFE®, LION®, IOX® (2019)... et sans doute plus tard MARS) nous préservent désormais d'un désert numérique. Depuis plusieurs années désormais, la qualité mais aussi la vitesse (en constante augmentation) sur internet offerte par les grands fournisseurs (My-t® , Emtel®, Bharat Telecom®...) grâce à la fibre optique qui se démocratise sur tout le territoire mauricien, nous garantissent d'une résilience d'accès à internet à un taux >99%.
Ainsi l'internet est fiable et vous assure ainsi que vous pourrez accéder à tout moment et particulièrement en période de paie.
Le second point consiste à s'assurer que l'accès au service Payroll Mauritius est fiable dans la durée. Pour cela, Payroll Mauritius a choisi d'héberger le service chez Google®.
Ce fournisseur de service et d'hébergement américain est un des plus puissant au monde (dépassant le million de serveurs). Pour vous en assurer, posez-vous la question si, depuis que vous utilisez l'informatique, vous avez eu, ne serait-ce qu'une seule fois, un déni d'accès au moteur de recherche Google ? Nous sommes intimement convaincus que cet hébergeur est un des plus fiables du monde, faisant ainsi que le service Payroll Mauritius sera toujours (à d'infimes exceptions près, et parfois pendant 2 heures la nuit pour la nécessaire sauvegarde et réorganisation système des données) accessible pour vos besoins de paie, mois après mois, années après années.
Vous avez raison de vous légitimement interroger sur ce point, d'autant que ceci c'est produit encore récemment, avec le piratage d'informations numériques de grands noms (Twitter® , Facebook®, Yahoo®...). Le premier élément de réponse peut vous paraître déconcertant, mais la réponse est que... vous ne pouvez pas en être sûr. Mais, tout comme vous ne pouvez pas être sûr non plus que votre ordinateur personnel (que vous pensez bien à l'abri chez vous ou à votre bureau), n'est pas non plus piraté par un hacker malhonnête à l'autre bout du monde... Dès lors que vous êtes « connecté » à quoique se soit (internet, réseau interne, bluetooth,...) vous êtes potentiellement en situation de voir vos données se faire pirater. Cependant, tout comme vous pouvez protéger votre maison contre d'éventuels voleurs avec des moyens de protection basiques (chien, porte fermée à clé) jusqu'à plus développés (détecteurs d'intrusions, barreaux aux fenêtres, alarme reliés, caméra CCTV...), la seule vraie différence consiste à ce que Payroll Mauritius met en œuvre la protection vos données avec les systèmes de défense les plus sophistiqués du moment... que peu de particulier ou d'entreprise ont le moyen de mettre en œuvre... c'est la force du cloud et du partage de moyens ! Tout d'abord, l'hébergement choisi de Payroll Mauritius chez Google® garanti l'utilisation des meilleurs systèmes anti-virus, d'anti-sniffing, d'anti-piching et autres malwares que vous ne pourriez mettre en œuvre sur votre propre système local; l'infrastructure de Google est protégée par plus de 700 experts en sécurité des informations, des applications et des réseaux. De plus, vos connexions sont sécurisées à toutes les étapes d'utilisation avec le système https, qui est un protocole de transfert sécurisé qui garantit la confidentialité et l'intégrité des données envoyées par l'utilisateur (notamment des informations entrées dans les formulaires) et reçues du serveur. Plus encore, nos bases contenant vos données sont des bases SQL qui sont automatiquement cryptées avec une clé 128 bits rendant la quasi improbable intrusion, encore plus difficilement exploitable par un pirate. Enfin les identifications et accès, qui sont normalement le plus important point de faiblesse quant au risque de détournement de données, sont gérés avec l'obligation de mise en place d'un mot de passe à complexité forte à renouvellement programmé.
Le premier élément de réponse est de la politique même choisie par Payroll Mauritius de non obligation d'engagement de votre part. Ainsi, en cas de désaccord sur quoique se soit, vous... arrêtez simplement de payer ! De plus, les conditions générales de vente et d'utilisation de Payroll Mauritius encadrent largement les possibilités d'augmentation tarifaire, vous assurant ainsi qu'un tarif ne pourra pas doubler ou tripler d'une année (et encore mois d'un mois) sur l'autre ! Enfin, vous pouvez opter, si vous le souhaitez, et plutôt qu'un paiement mensuel, pour un traitement trimestriel, annuel ou tri-annuel, vous garantissant alors la conservation du montant de votre abonnement sur la période choisie.
la réponse est non. Même si nous conseillons, pour les sociétés importantes, de disposer d'un Responsable des Ressources Humaines (HR), qui soit au fait des particularités de la paie mauricienne, ceci n'est pas une obligation. Avec Payroll Mauritius une partie importante de la complexité de la paie est gommée par l'outil qui vous permet d'être autonome pour le calcul, les déclarations légales et les paiements. L'outil est aussi une formidable aide pour les Responsables des Ressources Humaines qui sont alors, avec un outil à la pointe de la technologie, à même de gérer facilement et y compris pour des grosses structures, la paie des salariés.
Le plus long du processus va consister en la saisie des absences et heures supplémentaires. Cependant, quelque-soit le système que vous avez pour le moment (manuel, transmission à un cabinet ou dans un autre logiciel ou Excel®) c'est déjà du temps que vous avez l'habitude de consacrer : il ne sera pas supplémentaire avec Payroll Mauritius. De plus, si cette saisie des absences est effectuée régulièrement (voir automatiquement par les dispositifs d'entrée/sortie que nous gérons et/ou par les demandes de congés par l'application mobile mise à disposition pour les salariés) s'il n'y a pas de modifications à établir alors la paie consiste à... lancer le calcul automatique, expédier les bulletins (automatiquement par mail ou dans l'espace salarié ou encore les imprimer) et expédier le(s) fichier(s) de déclaration... Nous parlons alors de... quelques minutes !
Tout d'abord, sachez que Payroll Mauritius à d'ores et déjà paramétré les formats bancaires des principales banques de Maurice (MCB®, STATE BANK®, ABSA®, BPC®, HSBC® MAUBANK® ...). Si d'aventure celui de votre banque ne l'était pas, transmettez-nous simplement un exemple dudit fichier et éventuellement un contact à votre banque et nous nous chargerons alors de déployer gratuitement celui-ci dans les plus brefs délais !
Depuis la paie du mois de Septembre 2020, le logiciel Payroll Mauritius dispose en standard des règles permettant de gérer automatiquement ces deux nouvelles retenues voulues par le Gouvernement.
Ainsi pour les Salariés disposant d'un revenu annuel dépassant Rs 3,000,000 (incluant des éventuels dividendes), le Solidarity Levy sera retenu sur le salaire par l'Employeur.
De plus la Contribution Sociale Généralisée (CSG) est prélevée en remplacement de la contribution au NPS et pour tous les Salariés, sans plafonnement.